Integritetspolicy

Föreningen Slottets Musikstudenter (”föreningen” eller ”SMS”) värnar om din personliga integritet. Denna integritetspolicy beskriver hur personuppgifter behandlas i samband med ansökan om medlemskap samt under tiden som medlem i föreningen, i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (dataskyddsförordningen, GDPR).

Personuppgiftsansvarig

Föreningen Slottets Musikstudenter, org.nr 802429-5514, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter. Kontakt: info@slottetsmusikstudenter.se.

Insamling av personuppgifter

Personuppgifter samlas in när du:

• ansöker om medlemskap,
• kommunicerar med föreningen,
• är registrerad som medlem.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas, i tillämpliga fall:

• namn,
• kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress och telefonnummer),
• uppgifter relaterade till ansökan (t.ex. utbildning och relevanta meriter),
• uppgifter som är nödvändiga för administration av medlemskapet,
• allergier och kostpreferenser, om du väljer att uppge dem.

Ändamål med behandlingen

Personuppgifter behandlas för att:

• pröva ansökningar om medlemskap,
• fatta beslut om upptagning som medlem,
• administrera och upprätthålla medlemskap,
• kommunicera med medlemmar,
• planera, organisera och genomföra föreningens verksamhet,
• planera mat och dryck vid föreningens evenemang.

Laglig grund

Behandlingen av personuppgifter sker med stöd av:

• Avtal: för att ingå och fullgöra medlemskapet.
• Berättigat intresse: för att administrera och bedriva föreningens verksamhet.
• Samtycke: när uppgifter lämnas frivilligt eller när personuppgifter delas med externa parter för särskilda ändamål.
• Uttryckligt samtycke: för uppgifter om allergier och kostpreferenser. De kan avslöja uppgifter om hälsa och räknas därför som känsliga personuppgifter. Uppgiften är frivillig och du kan när som helst återkalla ditt samtycke.

Viss kommunikation, såsom kallelser till årsmöten och annan väsentlig information rörande medlemskapet, skickas oberoende av samtycke med stöd av föreningens berättigade intresse och/eller rättsliga förpliktelser.

Lagringstid

Uppgifter i ansökan sparas under handläggningstiden och som längst 12 månader efter beslut om ej upptagning. Uppgifter om medlemmar sparas under den tid medlemskapet består. Efter avslutat medlemskap sparas uppgifter som längst 24 månader, om inte längre lagring krävs enligt lag.

Utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part i följande fall:

• när det krävs enligt lag,
• när det är nödvändigt för föreningens verksamhet (t.ex. IT-tjänster),
• när det är nödvändigt för att tillhandahålla medlemsförmåner i samarbete med externa parter.

Utlämnande av personuppgifter till samarbetspartners för medlemsförmåner sker endast efter att den registrerade har lämnat sitt samtycke. I sådana fall begränsas utlämnandet till de uppgifter som är nödvändiga för ändamålet, exempelvis namn i samband med verifiering av medlemskap.

Skydd av personuppgifter

Föreningen vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att personuppgifter skyddas mot obehörig åtkomst, förlust eller otillåten behandling. Uppgifter om allergier och kostpreferenser lagras krypterade.

Den registrerades rättigheter

Du har rätt att:

• begära tillgång till dina personuppgifter,
• begära rättelse eller radering,
• invända mot behandling,
• begära begränsning av behandling,
• begära dataportabilitet,
• när som helst återkalla ett samtycke du har lämnat.

Kontakta oss på info@slottetsmusikstudenter.se för att utöva dina rättigheter. Om du anser att vi behandlar dina uppgifter i strid med GDPR har du rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Mer information finns på imy.se.

Ändringar

Föreningen förbehåller sig rätten att uppdatera denna integritetspolicy. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig via föreningen.